Administratie
Als ondernemer ben je wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. Een goede administratie is ook van belang voor jouw belastingzaken. Je vult jouw belastingaangiften in op basis van jouw administratie. De belastingdienst moet de aangiften snel en goed kunnen controleren aan de hand van jouw administratie.
Als je geen duidelijke overzichten hebt van jouw aan- en verkopen, zal je jouw aangifte omzetbelasting (btw-aangifte) en jouw aangifte inkomstenbelasting niet kunnen invullen. En zonder een goede administratie kan je geen aanspraak maken op voordelige regelingen.
Is jouw administratie niet volledig? Of bewaar je jouw administratie niet lang genoeg? Dan kan dat vervelende gevolgen hebben. De belastingdienst zal dan jouw omzet en winst vaststellen en de verschuldigde belasting berekenen. Als je het niet eens bent met die berekening, zal je zelf moeten bewijzen dat de berekening onjuist is. Dit heet ‘omkering van bewijslast’.
Alle gegevens over jouw onderneming die je vastlegt op papier of in digitale vorm, horen bij jouw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
- tussentijds gemaakte controleberekeningen
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
- bankafschriften
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken
- agenda’s en afsprakenboeken
- correspondentie
- software en databestanden
- gegevens over het aantal kilometers dat u hebt gereden met een zakelijke auto, bijvoorbeeld via een rittenregistratie
Je kunt jouw administratie inrichten en bijhouden op een manier die past bij jouw onderneming. Zorg er wel voor dat de belastingdienst jouw administratie binnen een redelijke termijn kan controleren.
Je kunt met de belastingdienst afspraken maken over:
- de vorm waarin je de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
- het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)
De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden. Je moet er dus ook voor zorgen dat deze programma’s en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoe je niet aan jouw bewaarplicht.
Ten aanzien van de administratieve verplichtingen voor de BTW en voor de Loonheffingen zijn er nog aanvullende eisen waaraan je moet voldoen.
| Soort gegevens | Hoe lang bewaren? |
|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar |
| Gegevens onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens éénloketsysteem (One Stop Shop) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als u hierover met ons afspraken maakt |
De basisgegevens van de administratie zijn:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
- gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing van derden
BTW Administratie bijhouden
Je bent als ondernemer verplicht voor de btw een administratie bij te houden en te bewaren in een boekhouding die de belastingdienst kan controleren. Die administratie heb je nodig om correct btw-aangifte en opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) te doen, maar ook om jouw bedrijf goed te kunnen voeren.
De volgende ondernemers hoeven geen volledige btw-administratie bij te houden:
- ondernemers die alleen vrijgestelde goederen of diensten leveren (dit geldt ook voor ondernemers die meedoen met de KOR)
- rechtspersonen die geen ondernemer zijn, maar wel een btw-identificatienummer hebben
- Je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. In een aantal situaties hoef je niets te factureren en soms moet je ook factureren aan afnemers die geen ondernemer zijn. Zie hiervoor Wie zijn verplicht te factureren?
- Je stuurt een factuur als je een vooruitbetaling hebt gekregen voor leveringen van goederen en diensten. Bij vooruitbetalingen voor intracommunautaire leveringen van goederen hoef je geen factuur te sturen.
- Je vermeldt op jouw factuur in elk geval de verplichte gegevens.
- Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd.
- Je moet jouw facturen bewaren
Je maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die je levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuur je een factuur. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: verenigingen en stichtingen.
Verkoop je goederen of diensten aan particulieren? Dan bent je niet verplicht een factuur uit te reiken, met uitzondering van de volgende situaties:
- Je bent een groothandel in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of (onderdelen van) tandtechnische werken en ten minste 80% van uw afnemers is ondernemer.
- Je levert een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land.
- Vermeld de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
- Jouw volledige adres en dat van jouw afnemer
Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Het is niet voldoende als je alleen een postbusnummer vermeldt. - Jouw btw-identificatienummer
Dit is het nummer met ‘NL’ ervoor. Vermeld bij fiscale eenheden het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert. - Als je bij de KVK bent ingeschreven: jouw KVK-nummer
- De datum waarop de factuur is uitgereikt
- Een factuurnummer
Gebruik opeenvolgende nummers voor jouw facturen, met 1 of meer reeksen. Elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. - Als je goederen levert: wat voor goederen je hebt geleverd en hoeveel
Bijvoorbeeld 100 kilo suiker of 25 spijkerbroeken. - Als je diensten levert: wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan
Bijvoorbeeld 1 massage van 1 uur of het ophogen van een tuin van 50 m2 met 30 cm grond. - De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw
Lever je goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Vermeld ook de eenheidsprijs, als dit van toepassing is. - het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of dienst
- het btw-bedrag
Aangifte inkomstenbelasting
Hieronder vind je een PDF met een handige checklist van alle gegevens die je moet aanleveren voor de aangifte inkomstenbelasting. Zo weet je zeker dat je niets vergeet:
Checklist gegevens aangifte inkomstenbelasting 2024 – 11-12-2024 (PDF)
Als je de aangifte inkomstenbelasting vóór 1 mei indient, dan streeft de Belastingdienst ernaar om je de definitieve aanslag vóór 1 juli te sturen. Dat betekent dat je in de meeste gevallen vóór 1 juli weet of je moet betalen of geld terugkrijgt.
Samengevat:
- Aangifte vóór 1 mei ingediend
- Aanslag uiterlijk vóór 1 juli (meestal de definitieve aanslag)
Let op:
- Soms ontvang je eerst een voorlopige aanslag en volgt de definitieve aanslag later, zeker als de Belastingdienst aanvullende controle nodig heeft.
- Heb je uitstel aangevraagd of na 1 mei ingediend, dan kan de afhandeling langer duren.
Als er uitstel voor de aangifte inkomstenbelasting is aangevraagd (dit doen wij voor al onze cliënten) dan krijg je een extra jaar de tijd om de aangifte inkomstenbelasting bij de belastingdienst in te dienen.
